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基层档案室如何做好档案的收集工作?

2019-07-16

国家档案局提出在新的历史时期要进一步加强档案“三个体系“(档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系)建设,而首当其冲的应该是档案资源体系建设。辽阳档案管理馆藏档案资源体系建设的源头在哪里呢?笔者根据多年的工作实践经验认为:在基层档案室。那么如何才能做好基层档案室档案的收集工作呢?



建立健全科学规范的档案归档制度



一是 必须建立相应的规章制度作保障。比如:建立收、发文登记制度。只有认真地进行收、发文登记,我们才能真正了解一个单位一年形成 了多少材料,才能准确把握文件的归宿与流向,避免文件在下落不明时,部门之间、人员之间互相推诿扯皮现象发生。



二是 结合本单位工作职能、内容及实际情况,编制出科学规范、切实可行的归档制度。归档制度包括归档范围、归档时间、归档求,在归档质量上要求文件必须齐全完整 (对文件个体而言,不能缺张少页,严格“件”的概念,一般情况下,一份文件就是1件,但特殊情况下:如正本.与定稿作为一件,定稿指领导签发的稿子必须有发文处理签;正件与附件作为一件,有时附件内容更重要,但实践中有的单位常常忽视附件内容,造成文件内容缺失7给利用工 作带来不便;收文处理签与来文作为一件;请示与批复,报告与批示,问函与复函各自作为完整的1件),在编制归档范围时要求文书、科技、专门(含会计)、声像、电子、实物文件材料要齐全,各门类、各载体不能缺少。

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转变思想认识上的误区  转变思想认识上的误区  



基层档案收集工作认识上存在的误区,一是认为红头文件应归档,白 头文件可不归档。比如有些单位本级发文收集很齐全,可是工作计划、总 结、汇报材料、政工材料、业务材料等白头文件以难找为由不归档。实际上,红头文件和自头文件同样重要;二是认为文书档案重要,其它门类档 案不重要。实际上,文书榜案固然重要,而单位:工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档案同样重要,必须按照新形势下档案资源管理服务家的有关规定整理,并按时移交档案室综合管理;三是认为正稿应归档, 底稿可不归。事实上,底稿更重要,因为发文底稿有撰写者的笔迹,也有领导者的签字,是文件产生效力的原始记录‘所以,各单位在收集文件时,底稿一定要附在正稿后面,合并归档。



采取有效的收集措施



可按照不同门类、不同载体文件材料的来源,采取相应措施。 



发文收集



本机关形成的文件材料是归挡的重点,应重点收集,有文号的发文,应对照发文登记本,按文号遂件逐页地清查,特别应注意每份文件是否齐全完整P无文号的复函、询函、项目等文件材料,根据来文上的留注、复文的内容、立项计划等査询。所有发文,均可在文印室里查到打印记录。 



收文收集



通过收文登记的文件材料,应对照收文登记本,逐件清查,并注意与之相关联的复文、办理情况留注等。从外单位带BI与本单位有关的文件材料(如上级行政机关、人事部门关于本单位人员的人事任免、:工资、奖惩情况,以及为本单位而用的依据性、重要参考性的文件材料,可向人事、.财会等部门负责人或常起莩文件、收集材料的人索要。



“账外文件”收集


 

“账外文件”指未经过严格的收、发文登记的文件(即没有登记造册的文件)包括:


 

1. 内部及直属单位的专门文件材料,如统计部门的普查材料,科委机关的成果材料,纪检监察部门的纪检监察文件材料,审计部门的审计文件材料,工商部门的企业登记、商标文件材料,税务部门的税收征管文件材料,民政部门的社团登记、地名、复退率人、优抚、救灾文件材料,编辑部门的书稿材料等专门文件材料,。

 


2. 白头文件材料:如合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、霞要文件的修改稿,党组党委或行政会议记彔等。



3.会议文件材料:如本机关召开的专业会议,到外单位参加的有关本机关主要业务的会议文件材料。


 

4.机关各种基础系统年报表和材料。如党员、干部、公务员、离退休干部统计年报表;机构编制、人事、党内统计、工资统计、劳动情况统计竿报表。


 

5.机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、职称评定与劳动人事方面的审批材料及党员干部职花名册



6.非纸质文件材料。如照片、录音带、录像带、电乎文件、荣誉证书、锦旗、印章等实物。


 

7.收发文件的处理单。处理单真实地记录了文件的形成、办理过程,具有保存价值。许多单位发文没有保存文件处理笺,有的连底稿都没有保留。如果领导签_的依据都丢了,这个文件的价值也降低了很多,因此所有文件处理笺和底稿必须连同正本一起存档。 



 注重日常工作



做好基层档案收集工作贵在平时。日常工作中要充分发挥主观能动性,善于思考、多想办法。1)抓住一切有利时机,发现和收集散存在个人芋中的应归档的文件材料;2)主动上门,收集单位领导及其他人员外出开会、参规带回的材料(包括声像、实物等);3)及时收集本单位在专项及童大活动中形成的成套性的文件材料,并及时整理归档。



基层档案室在加强对纸质档案收集的同时,还应注重电子档案的收集。收集时注意归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存,并在内容及相关描述上保持一致,对电子挡案应异质异地备份,采取严格的管理措施,保证电子档案的安全。



档案的收集工作是有法可依的。《中华人民共和国档案法》第十条规 定:“对国家规定的處_立卷妇档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移文,集中管理,任何个人不得据为己有”; 第十一条规定:“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照_家规定,定期向档案馆移交档案、2013年2月,国家监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合下发了第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》,其中第言条、第六条、第七条对相关责任人员在公务活动中形成的应归档文件材料拒绝移交或归档或导致档案损毁、丟失的,按情节轻重给予不同程度处分,基层信案员应理直气壮地开展档案收集工作,为档案资源体系建设添砖加瓦。



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