归档文件的管理

       归档文件的盖章、编号、填写页数

       一．辽宁档案管理归档章的格式其规格为长80mm，宽20mm。分为均匀的12格。归档章设置的项目主要为编号项目中的必备项。归档章样式： 全宗号  类别号  期 限  年  度  机  构  件 号  归档章填写示例：全宗号 6 类别号 A 期 限 30年 年  度 2009 机  构  件 号 001 归档章填写说明 归档章项目 项目说  明 填 写 说 明 全 宗 号 档案馆给立档单位编制的代号。 全宗号由同级档案馆给立档单位编制，如果暂时未有全宗号，可暂时不填。 类别号 一个立档单位不同门类档案的代号。 文书档案填写“A”。 期限 即保管期限，标注归档文件保管期限。归档文件保管期限分别为“10年/短期”、“30年/长期”。 具体档案保管期限划分参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

        年度填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。 归档文件根据实际归档年度标注。文件针对年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。 机构 填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空。 如：党支部、办公室、人事科、综合科等。 件号 以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。 其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，每一年度每种保管期限的归档文件均从“1”开始标注。

       二．盖章位置归档章一般应用红色印油加盖在归档文件首页上端居中的空白位置,使用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容，如果领导批示和或收文章占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

      三．按归档文件年度、保管期限和排列顺序分别逐件编号。以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。

      四．每“件”文件的页数填写该件的实际有效页数。（注意不要用铅笔填写页号，要用钢笔、碳素或蓝黑墨水笔填写或用号码机编页码）单面印刷的文件在正面右上角处填写实际页数；双面印刷的文件在正面右上角处及背面的左上角处填写实际页数；文件中出现与本文无关的页面（如：有些单位为了节省纸张，用已经用过的纸张的背面印文件），须在上面用钢笔、蓝黑墨水笔批“Ⅹ”。上报等表格没有填写内容的页批“Ⅹ”（如已盖“此页空白”章的则不用“Ⅹ”），但要编页号，并计算页数。 （四）归档文件排列顺序归档文件的排列以“事由”为原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

      1．以年度为界线，按照年度—保管期限相对集中排序。（1）由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限从1开始编一个大流水号；（2）由全宗单位内各部门（即机构）分别整理归档的，每个部门（即机构）内按保管期限分别编三个小流水号。

      2．保管期限，按问题和内容确定保管期限；长期/30年、短期/10年的顺序依次编排。

      3．同一事由形成的文件排序按照文件的生成时间顺序序依次排列。装盒时应注意以下问题：1．应视档案盒的厚度选择厚度适宜的文件，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体（即尽量放满档案盒），竖立放置时不至于使文件弯曲受损。2．按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。3．不同形成年度的归档文件不要放入同一档案盒。            4．不同保管期限的归档文件不要放入同一档案盒。

      5．由全宗单位内各部门（即机构）整理归档的，不同部门（即机构）的档案不要装入同一盒内。

      6．一件文件（如讲稿、书稿）太厚，一个平常的档案盒装不下，可根据文件厚度，选择厚度适当的同一种类档案盒装入盒。