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档案整理注意事项

2020-02-12

1、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、辽阳档案管理,主体与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列。


2、图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。


3、既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。


4、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。


5、页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

辽阳档案管理

6、成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。


7、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。


8、工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。


9、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。若不装订,每件均需加盖档号章。


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