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对加强档案数字化保密管理的警示

2020-04-15

1.开展档案数字化专项保密教育。辽宁档案管理,档案数字化工作中暴露出来的保密问题本质上是人的问题,只有使有关人员主观上认识到档案数字化涉及保密工作的重要性、掌握并践行保密工作的知识和技能,才能为档案数字化工作中扎紧保密的笼子、确保国家秘密安全奠定坚实基础。要加强对档案数字化工作人员的安全保密教育和技能培训,重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面,确保相关工作人员树立强烈的保密意识,掌握基本的保密常识。


2.强化档案数字化全过程保密监管。一是要按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求,慎重选择外包公司开展数字化工作,涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行,加工场所要安装监控设备,并派专人全程监管。对于扫描仪、打印机等设备也要做好技术防范工作。二是对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施,并严格看管,禁止接入互联网。三是对参与档案数字化工作的人员做好身份审核、登记等工作,参与涉密档案数字化工作的人员还须具备涉密背景。对相关人员承担档案数字化工作的具体安排要严格记录在案,确保监管的可追踪性。

档案管理

3.规范档案数字化成果管理。一是档案数字化工作中要做好交接手续,严格清点相关文件资料,确保不丢件、不错件。加工完成的数字化档案资料要认真整理、登记后及时存入专用存储设备中。二是存储数字化档案的信息存储设备、系统要建立完善的后台管理机制,相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记录,做到“有据可查”。尤其是对于存储涉密数字化档案资料的存储设备要专机专用,禁止移动存储介质随意插入,定期检查,数据的调取使用要严格履行审批流程,确保数据安全。三是要加强对数字档案的安全防护,严格区分数字档案涉密与非密,并定期进行检查。同时,按照《电子文件归档与管理规范》等有关制度,做好相关数字档案的备份工作。


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