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企业档案的保管方法

2021-02-17

企业档案保管的具体内容包括:辽阳档案管理,(1)日常性的保管与保护工作。它包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的人柜上架整理等。(2)预防性的保管与保护工作。主要指针对企业档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。(3)抢救性的保管与保护工作。主要指对破损或载体变质的企业档案进行的修补、复制等。(4)条件性的保管与保护工作。主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等。  


   库房管理工作是企业档案保管工作的主要内容,是档案保管工作的基础,因而只有做好经常、具体的库房管理工作,才能为整个档案工作的顺利进行创造必要的条件。  


一、档案库房的布局  


   库房布局是指对库房的使用安排及对库房区间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中,同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中;办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间;业务技术用房应尽量布置在库房的一楼;利用频率较高的企业档案应放在靠近办公室的房间里。  


   库房房间较多的企业档案部门,应编制库位号及库位索引,进行定位管理。库位号一般由房间号、柜架号及搁板号构成。其中柜架号自房间入口处计,从左到右依次编排;搁板号以一组档案柜架为准,从上到下依次编排。确定了库位号后,就应在此基础上制成库位索引。    


二、档案架(柜)的排放和编号


   库房中的档案架(柜)的排放,应符合下列几个要求:


      1.排列一致,横竖成行。如有大小式样不同的架(柜)子,则应适当分类,尽可能做到整齐一致。  


      2.有窗库房的架(柜)子的排列,应与窗子垂直,以避免强烈光线直射;无窗库房的架(柜)子的排列,纵横均可,但应注意不要有碍通风。  


      3.架(柜)子排列应大限度地利用库房的地面与空间,并要便于档案的搬运和取放,不宜太松或太紧。  


三、档案的存放和全宗排列  


   企业档案存放应按全宗进行,一个全宗内的档案应集中在一起。库房内各个全宗单位应进行系统排列。全宗排列法主要有两种,即全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法。前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便,后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在安排一个全宗内的案卷的排列次序时,必须严格地按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行,以保持案卷之间的联系。  


      当确定了全宗和案卷的排放次序以后,就可以组织上架。上架的次序应根据档案架(柜)及其“栏”、“格”的编号次序进行。企业档案的存放通常采用竖放的方式,这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。而对于那些珍贵档案和不宜于竖放的档案(如卷皮质软、没有装订的案卷、画幅过大等),通常采用平放的方法,这样使文件较舒展,有利于保护档案。  

辽阳档案管理

平放档案时,为了取放方便和避免文件承担过重的压力,堆叠的高度以不超过四十厘米为宜。  


四、建立全宗卷  


   在企业档案管理工作中,专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料,以全宗为单位组成专门案卷,即称为“全宗卷”。  


   全宗卷是在企业档案室本身的工作活动中形成的一种档案。它与档案室所保管的全宗有密切的联系,是对全宗进行整理、鉴定、统计、提供利用以及进一步收集该全宗范围内的档案的重要依据,是档案室管理全宗和保管工作人员掌握全宗情况的不可缺少的一种工具。因此,全宗卷应单独集中,按全宗顺序保管。  


五、温、湿度调节和清洁卫生管理


   科学地控制温度和湿度,保持库房的环境和库内卫生,是做好企业档案保管工作的重要措施。为有效地完成这些任务,必须按照档案保护的技术要求,建立库房管理制度,坚持进行各种测定和防治,采取一系列必要的具体措施。  


六、保卫和保密管理  


       档案是企业的文化财富,其中许多是机密性的。企业档案工作人员必须时刻提高警惕,加强库房的各项保卫保密工作以保证档案的安全。档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员首先应做好防盗,必须堵塞一切可能失窃的漏洞。非库房管理人员,未经批准,不得随便入库。珍贵的、绝密的档案应放入保险柜,在专门的地点保存。出入库房的档案应进行仔细的清点和登记。  在企业库房管理工作上还必须杜绝一切失密的可能,管理人员非因工作不得谈论档案内容。关于库房内档案的存放状况和管理制度的具体内容,也应列入企业档案室的保密范围。


七.防火的管理  


   企业档案管理部门必须建立防火制度,并把防火作为经常性的重要任务之一。防火工作的管理主要体现在三个方面:  


      1.加强检查,消除一切发生火灾的可能性  要定期检查电气设备,有毛病的立刻修理。库房内应严禁吸烟,忌用移动式的火烛。规模大的库房,一般应安装避雷针。  


      2.做好灭火的准备  有条件的地方,可安装自动灭火设备或消防栓。一般均应备有灭火工具、沙箱和充足的水源,这些都应设在便于取用的地方。在档案工作部门要经常进行防火教育,学习有关的理论知识和技术方法。  


      3.拟制档案抢救方案  即根据档案的重要程度、机密程度和库房的内外条件,拟出一个方案,规定抢救档案的先后次序、搬运路线、搬运方法、人力及设备。还可设想发生火灾的几种可能性,拟出几个方案,以备万一发生火灾时可指挥有序,抢救出贵重的档案,并避免在抢救过程中发生散失和失密现象。  


八、档案在搬动中的保护


   由于种种原因,库内档案有时需要搬动,在搬动过程中常常遭到不同程度的机械磨损和污染,因此,应注意档案在搬动中的保护措施。  


   在库房内搬动数量较多的案卷时,必须准备一定的工具,如小型的手推车、案卷托板等。如果不使用搬运工具,那么每次搬动的案卷不要太多,以免损坏档案。有的档案如需要捆扎搬运,应注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放档案必须轻拿轻放,防止搓揉、挤塞或撕裂档案。整理、捆扎和暂放档案的位置与条件等均应注意选择。  


   做好搬动中的保护工作,除了物质和技术措施以外,特别重要的是,要求档案管理人员有高度的责任心和踏实细致的工作作风。不负责任、粗枝大叶是搬动中发生机械磨损和污染的主要根源。


九、档案的安全检查


   定期和不定期地对档案进行检查,是企业档案管理工作中的一项重要工作。只有细致地检查,才能确切地了解档案安全保管的程度,从而采取有效的措施改善保管条件,制止档案被继续损坏。  


   档案的定期检查,可根据本部门的具体情况而定。不定期的检查,应在下列情况下进行:水灾、火灾之后;发现档案遗失或被盗窃后;对某些档案(如利用频繁的部分)是否遗失发生怀疑时;发生虫害、霉烂、水湿等现象时。  检查方法,基本的是以登记的簿册与实际档案进行对照和检查人员的实地观察,为此检查人员应当由比较有经验的人来担任。  


       检查时必须有检查记录,记录应以全宗为单位进行,后应根据记录做出检查报告。检查工作完毕后,对检查出的问题,应仔细进行研究,做认真的处理,必要时对某些制度做适当的修改。


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