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信息化源于现代档案管理的需要

2021-04-20

昨天的文件是今天的档案,今天的电子文件是明天的数字档案。任何时期,记忆社会、延续历史、传承文化都是档案工作者肩负的不可推卸的重任。档案管理公司,档案工作作为社会文化事业的重要组成部分被列入国民经济和社会发展的总体规划,遵循和服从社会信息化发展的总体要求和战略部署。社会信息化、国家资源战略将21世纪的档案事业置于一个集理念、方法和技术于一体的综合环境之中,传统的档案工作需要发展,档案管理需变革,档案事业需要创新,档案现代化管理的需要为档案信息化提出了根本的要求,档案信息化也必将由于这一需求而获得生存与发展的机会。



   身处快速发展的信息时代,人们强烈意识到:曾经很熟悉的规则、方法和工作思路不再像以前那样奏效,作为管理档案(社会重要资源)的特殊群体——档案工作者,已经感受到社会环境变化所带来的巨大冲击力和挑战,只有变革才有出路!变革是走出困境、适应社会快速发展的灵丹妙药!


计算机辅助档案管理的需求


       计算机辅助信息管理是档案信息化的基础性工作之一,初期的使用方式主要局限于将传统的、手工管理过程中产生的档案目录信息实现计算机管理,即将档案目录信息录入到计算机中以方便检索,提高库房调卷工作效率。随着计算机在档案管理工作中的广泛应用和档案业务精细化管理程度的提高,计算机辅助档案信息管理将不断地增添新内涵,主要表现在档案描述信息更加细化,档案管理过程信息需要实施管理,档案内容的计算机化管理和网络化查询也逐渐成为必须。


电子文件归档与保存的要求


       2005年4月1日《中华人民共和国电子签名法》正式生效,其规定具有电子签名的电子文件与书面文书一样具有同等的法律效力,因此,作为档案进行归档的电子文件与纸质档案一样具有档案的凭证属性、价格属性、知识属性。

档案管理公司

馆藏档案数字化的要求


       档案作为一种特殊的文化资源,在信息社会发展过程中发挥着重要的作用。国家档案在《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》中明确指出:档案信息资源的开发与利用是现代档案工作的重中之重。中办、国办联合发布的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》中明确指出:各级党政机关、企事业单位要充分认识信息资源开发利用工作的重要性,加强政务、企业、产业等信息资源的开发与利用,充分发挥信息资源在信息化建设中的重要作用。大力开展馆藏档案数字化、提供数字化档案的利用服务已经成为网络时代档案馆对外服务的新模式,也是保护珍贵档案原件的有效措施之一。


档案信息网络建设的要求


   收集、保存和管理档案的主要目的在于:记忆社会发展历史,提供档案信息服务,传承人类文明史话。21世纪,档案信息网络成为了社会公众了解档案馆、认识档案工作、提高档案意识的主要渠道。档案馆能够通过这一网络窗口展示馆藏档案资源,提供信息和知识服务。因此,无论从档案工作开展的需要还是从社会公众利用档案信息资源的角度来看,建立档案信息网络都有着极其重要的作用和意义。


档案信息安全管理的要求


       网络环境下档案信息的安全需要从多个层面采取保障措施。只有应用层的安全是不够的,信息安全需要的是网络七层都安全;只有主机安全是不够的,还要求桌面、服务器、网关、资源存储等各个网络节点都安全;只有系统的建设、开发与运行维护人员安全意识的加强是不够的,还要求所有档案工作者都要具备较高的安全意识;只有被动的防护和事后补救是不够的,还需要主动的诊断、分析和监控;因此,全网安全、工作人员安全意识的增强是保障档案信息安全的重要内容。


档案馆IT资源整合的要求


       档案馆的信息化建设工作一般都采用分期分阶段来实施,并随着业务的发展不断地对系统进行改进、完善和提高。由于建设时期信息技术的局限性、信息化建设者的思路和方法的局限性以及成本投入有限等诸多方面的原因,难免会形成信息化孤岛,造成档案馆内部各部门之间的信息没有共享,业务流程没人集成,软硬件系统支撑平台和管理信息系统也因系统建设、实施与扩展的时间阶段的不同,而形成异构平台、异构系统。


   对于已经形成了信息化“孤岛”的档案馆,在进一步开展信息化建设时,应考虑采取一些弥补措施:一种是整合当前现有的软硬件IT资源,重新设计一个长期可发展的计划方案来开展实施,即采取扬弃态度,重新站在一个较高起点来发展工作,这种方案适合于当前信息化运行系统和各种软硬件系统已经很难适应档案业务发展需要的状况;另一种方式是在现有信息化工作的基础上,采取打补丁、做接口的方式,以获得预期的目标。但无论采取哪种方式都需要解决档案信息化系统中设备资源、信息资源和应用系统的整合、集成与共享等问题。


数字化档案资源长期保存的要求


      档案的凭证价值与参考价值决定了它需要长期保存的必要性。具有法律效力的电子档案同样也需要采取各种技术方法、管理措施,以延续其寿命、保障其完整、有效、可读与历史记忆性,这是现代档案的管理工作的一项新职能。


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